Kitobiz
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L’outil des planificateurs qui veulent un jour J sans imprévu

Recevez les demandes, envoyez votre proposition, suivez chaque fournisseur et son acompte, bâtissez le déroulement de la journée et faites-le approuver par le client en ligne. Kitobiz est en français, conçu à Montréal pour les travailleurs autonomes et les petites entreprises, dont les planificateurs d’événements.

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Exemple d’interface · données fictives

Bonjour Camille

Activité de l’Atelier Exemple · cette semaine

Demandes reçues

4

2 nouvelles aujourd’hui

Rendez-vous

3

prochain jeudi 10 h

Devis en attente

2 450 $

3 devis envoyés

À recevoir

3 180 $

dont 1 200 $ en retard

Solde prévu (3 mois)

8 700 $

prévision, pas une garantie

Encaissé ce mois-ci

5 240 $

paiements reçus

Vos événements tiennent dans un tableur, vos courriels et votre tête ?

  • Vous ne savez plus quel fournisseur a confirmé, ni lequel attend son solde.
  • Le déroulement change trois fois et le DJ a encore l’ancienne version.
  • Le nombre final d’invités arrive trop tard pour le traiteur.
  • Vous découvrez votre vraie marge après l’événement.

De la demande au merci après l’événement

  1. 1

    Recevez la demande

    Par votre carte, votre mini site avec vos forfaits et vos réalisations, ou le formulaire de planification : date, invités, budget et besoins arrivent au même endroit.

  2. 2

    Envoyez la proposition

    Une proposition claire, avec un dépôt à la signature. Une fois acceptée, l’événement se crée sur la fiche du client, avec son budget.

  3. 3

    Coordonnez les fournisseurs

    Salle, traiteur, DJ, photographe : contact, coût, acompte, heure d’arrivée et confirmation. Kitobiz vous rappelle de confirmer, puis d’envoyer le déroulement.

  4. 4

    Vivez le jour J

    Le client approuve le déroulement en ligne, vous imprimez les fiches pour l’équipe et les fournisseurs. Le lendemain : payer les soldes, remercier, demander un avis.

Ce que vous trouvez dans Kitobiz

  • Événements sur chaque fiche client : type, date, lieu, invités prévus et final, budget du client
  • Fournisseurs : service, contact, coût, acompte versé, heure d’arrivée et confirmation
  • Ce qui vous reste après les fournisseurs, en dollars et en pourcentage
  • Déroulement du jour J, avec un modèle de départ pour un mariage, un événement d’entreprise ou une fête
  • Rappels : confirmer les fournisseurs, nombre final, envoyer le déroulement, la veille, payer les soldes
  • Courriels au client : déroulement à approuver en ligne, nombre final d’invités, la veille, merci et avis
  • Cinq fiches à imprimer : déroulement, fournisseurs et contacts, budget, montage et décor, résumé pour le client
  • Propositions avec dépôt et paiement par étapes, paiement en ligne
  • Mini site avec vos forfaits et vos réalisations, et un formulaire de planification complet
  • Assistant téléphonique qui répond quand vous êtes sur un événement

Questions fréquentes

Mes fournisseurs doivent-ils utiliser Kitobiz ?

Non. Vous inscrivez leurs coordonnées et vous leur envoyez la fiche du déroulement, en PDF. Eux n’ont rien à installer.

Le client doit-il créer un compte pour approuver le déroulement ?

Non. Il reçoit un lien personnel par courriel, relit la journée et clique pour l’approuver ou demander un changement, sans mot de passe.

Kitobiz paie-t-il mes fournisseurs ?

Non. Kitobiz suit ce que vous leur devez et vous rappelle les soldes à payer ; les paiements se font de votre côté, selon vos ententes avec eux.

Est-ce gratuit pour commencer ?

Oui, vous pouvez créer votre compte gratuitement. Les forfaits payants sont présentés dans la section des tarifs.

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