Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et à qui s'applique cette politique

Kitobiz (« nous ») est un service en ligne québécois pour travailleurs autonomes et petites entreprises : carte professionnelle, demandes de devis et de rendez-vous, devis, factures, paiements, relances, trésorerie et assistant téléphonique.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Marie-Andrée Aubergiste, responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre à info@kitobiz.com.

Cette politique s'applique à cinq groupes de personnes :

• les utilisateurs qui ont un compte Kitobiz ;
• les clients des utilisateurs (factures, devis, paiements, relances) ;
• les visiteurs d'une carte professionnelle publique ;
• les personnes qui remplissent un formulaire, demandent un devis ou prennent rendez-vous ;
• les personnes qui appellent le numéro de l'assistant téléphonique d'un utilisateur ;
• les clients d'un utilisateur que son assistant appelle au sujet d'une facture impayée.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire au service. Les données de carte de paiement sont saisies chez Stripe et ne passent pas par nos serveurs.

3. Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons ces renseignements pour fournir le service, jamais pour les vendre ni pour de la publicité.

• Créer et sécuriser les comptes (double authentification obligatoire, détection des connexions inhabituelles).
• Produire et envoyer les documents que l'utilisateur prépare : devis, factures, reçus, relances, confirmations de rendez-vous.
• Encaisser les paiements en ligne sur le compte Stripe de l'utilisateur et gérer l'abonnement Kitobiz.
• Transmettre à l'utilisateur les demandes, rendez-vous, messages et appels reçus par sa carte ou son numéro.
• Mesurer la fréquentation d'une carte pour son propriétaire, sous forme anonymisée.
• Dépanner et améliorer le service.

Consentement. En créant un compte, l'utilisateur accepte cette politique ; la date et la version acceptées sont enregistrées. Une personne qui remplit un formulaire ou prend rendez-vous consent à ce que ses renseignements soient transmis à l'entreprise concernée. Les SMS ne sont envoyés qu'aux clients qui ne s'y sont pas opposés, et chaque client peut s'en désabonner.

Questionnaire des testeurs. Kitobiz invite ses testeurs à remplir un questionnaire à la fin de leur essai. Les réponses servent à améliorer l'application et à adapter les forfaits. Les dernières questions (groupe d'âge, genre, appartenance à une minorité visible) et la question sur le chiffre d'affaires sont facultatives et offrent toujours le choix « Je préfère ne pas répondre » ; y répondre ou non ne change rien à l'essai. L'appartenance à une minorité visible est un renseignement sensible : nous la recueillons seulement avec le consentement exprès que constitue la réponse volontaire. Ces réponses servent uniquement à produire des statistiques d'ensemble sur les personnes qui utilisent Kitobiz, par exemple dans une demande de financement ou de programme d'accompagnement, jamais de façon à identifier une personne. Elles ne sont vues que par l'équipe de Kitobiz, ne sont ni vendues ni utilisées pour de la publicité, et le testeur peut demander à tout moment de les consulter, de les corriger ou de les supprimer (section 9).

4. Notre rôle selon les données

Pour les données de ses propres clients, visiteurs, répondants et appelants, c'est l'utilisateur qui décide pourquoi il les recueille ; Kitobiz les traite pour son compte, selon ses instructions. Pour les données de compte des utilisateurs, Kitobiz est responsable.

Concrètement, une personne qui veut exercer ses droits sur les données qu'une entreprise conserve dans Kitobiz s'adresse d'abord à cette entreprise ; Kitobiz aide l'entreprise à y répondre. Chaque entreprise ne voit que ses propres données : l'accès est limité par organisation, dans l'application comme dans la base de données.

Les obligations de Kitobiz envers les entreprises qui l'utilisent sont précisées dans l'Entente de traitement des renseignements personnels, acceptée par chaque entreprise.

5. Fournisseurs et communications hors Québec

Nous confions certaines tâches à des fournisseurs, qui ne reçoivent que les renseignements nécessaires à leur tâche. Plusieurs sont situés hors du Québec et du Canada, notamment en Europe et aux États-Unis. Avant de confier des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons d'une protection adéquate.

Google Agenda. Si l'utilisateur connecte son Google Agenda, Kitobiz y ajoute ses rendez-vous confirmés : le service, la date, l'heure, le lieu et les coordonnées du client, avec un lien Google Meet pour les visioconférences. Kitobiz lit aussi le début et la fin des événements de l'utilisateur, pour savoir s'ils sont marqués « Occupé », afin de ne pas offrir ces plages à la réservation. Quand l'utilisateur ouvre son propre calendrier dans Kitobiz, Kitobiz lit aussi le titre et le lieu de ces événements, uniquement pour les lui afficher lorsqu'il clique sur une plage occupée ; ils ne sont jamais montrés à ses clients, ni sur sa page de réservation, ni transmis à un service d'intelligence artificielle. Kitobiz ne lit ni la description ni les invités de ces événements, et il ne conserve ni ces heures, ni ces titres, ni ces lieux : ils sont consultés au moment de l'affichage, puis oubliés. Les données reçues de Google servent uniquement à ces fonctions ; elles ne sont ni vendues ni utilisées pour la publicité. L'utilisateur peut déconnecter Google Agenda en tout temps dans Paramètres › Intégrations.

Réponses proposées par l'intelligence artificielle. Quand l'utilisateur clique sur « Proposer une réponse » dans Messages, Kitobiz envoie à OpenAI les derniers échanges avec ce client ou ce prospect, son nom et sa langue, ses devis, factures et rendez-vous en cours, ainsi que les services et les heures d'ouverture de l'entreprise, pour rédiger un brouillon. Rien n'est envoyé sans ce clic, et jamais de coordonnées bancaires, de numéros de taxes ni de notes internes. OpenAI n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et ne les conserve pas plus de 30 jours. Kitobiz ne garde pas le brouillon : l'utilisateur le relit, le modifie au besoin, et lui seul décide de l'envoyer.

Notes de rendez-vous. L'utilisateur peut enregistrer un rendez-vous, téléverser un enregistrement ou coller des notes, pour en obtenir un résumé et des suivis. Un enregistrement n'est possible qu'après avoir confirmé que les participants ont accepté d'être enregistrés. L'audio est transmis à OpenAI pour la transcription, puis supprimé par Kitobiz dès que la transcription est faite ; la transcription et le résumé restent dans la fiche du rendez-vous jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime ou que le compte soit fermé. Rien n'est envoyé au client.

Photos de reçus. Quand l'utilisateur importe la photo d'un reçu ou d'une facture de fournisseur dans Dépenses, Kitobiz l'envoie à OpenAI pour en lire le fournisseur, la date, les montants et les taxes. Seule la photo est envoyée ; elle ne montre que ce qui est imprimé sur le reçu. OpenAI n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et ne les conserve pas plus de 30 jours. Les montants lus remplissent la dépense, que l'utilisateur vérifie avant de l'enregistrer ; la photo reste dans le stockage privé de Kitobiz avec la dépense.

Les accès que l'utilisateur donne à Google, QuickBooks ou Sage sont conservés chiffrés. L'évaluation détaillée, fournisseur par fournisseur, est publiée : Évaluation des communications hors Québec.

6. Assistant téléphonique et assistant vocal

Quand une personne appelle le numéro de l'assistant d'une entreprise, l'appel est traité par un assistant automatisé et transcrit ; une transcription et un résumé sont conservés pour l'entreprise. L'appelant en est informé dès le début de l'appel par la phrase « Cet appel est traité par un assistant automatisé et transcrit pour donner suite à votre demande. », que l'entreprise ne peut pas retirer.

Appels de relance. Avec les forfaits Professionnel et Premium, l'entreprise peut demander à son assistant d'appeler un client au sujet d'une facture impayée. Chaque appel est approuvé d'abord par l'entreprise ; il a lieu du lundi au vendredi, de 9 h à 19 h, jamais un jour férié, au plus trois fois par facture. L'assistant dit dès le début qu'il est un assistant automatisé et que l'appel est transcrit, et il ne parle de la facture qu'après avoir vérifié qu'il s'adresse à la bonne personne. Sur une boîte vocale, il laisse un message neutre, sans montant. Il ne demande jamais de numéro de carte ni d'information bancaire : le paiement se fait par le lien de la facture, envoyé par texto ou par courriel si le client le souhaite. La transcription, le résumé et le résultat (par exemple une date de paiement promise) sont conservés dans l'historique de la facture, pour l'entreprise. L'appel est traité par ElevenLabs et passe par Twilio, comme les appels reçus.

• L'assistant ne donne un prix, un horaire ou une disponibilité qu'à partir des informations de l'entreprise ; un rendez-vous n'est réservé que sur un créneau réellement libre.
• Il ne consulte une facture qu'après vérification d'identité par un code envoyé aux coordonnées déjà au dossier.
• Il ne demande ni n'accepte jamais de numéro de carte, de mot de passe ou d'autre donnée sensible.

L'assistant vocal intégré à l'application traite la voix de l'utilisateur pour exécuter ses demandes ; toute action qui change quelque chose (envoi, paiement, nouveau client, automatisation) attend un clic de confirmation de l'utilisateur.

7. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire au service, puis nous les détruisons automatiquement ; certaines durées dépendent du forfait de l'entreprise.

L'entreprise peut choisir une durée plus courte pour les appels. Les autres données (clients, devis, factures, paiements, cartes, formulaires et leurs fichiers) sont conservées tant que le compte est actif ou jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime.

À la fermeture d'un compte, l'abonnement est annulé et toutes les données de l'entreprise sont supprimées immédiatement ; l'utilisateur est invité à exporter auparavant les documents qu'il doit conserver pour ses obligations fiscales. Les renseignements de paiement conservés par Stripe suivent la politique de Stripe.

8. Sécurité et incidents

Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité.

• Échanges chiffrés (HTTPS) ; double authentification obligatoire pour les utilisateurs ; nouvelle vérification avant les actions sensibles.
• Accès limité aux données de sa propre entreprise, et selon le rôle de chaque membre ; fichiers des clients (pièces jointes, formulaires) dans des espaces privés, ouverts par des liens temporaires ; liens publics de devis, factures et rendez-vous qui expirent après un délai.
• Accès du personnel de Kitobiz limité par rôle, journalisé, et motivé pour les actions sensibles.

En cas d'incident de confidentialité, nous prenons les mesures pour réduire le risque, nous le consignons dans un registre et, s'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

9. Vos droits

Toute personne peut demander l'accès à ses renseignements, leur rectification, leur suppression, leur portabilité, ou retirer son consentement ; nous répondons dans un délai de 30 jours.

• Utilisateurs : la plupart des données se consultent et se modifient dans Paramètres. Paramètres > Mon compte permet d'exporter toutes ses données et de fermer son compte.
• Clients, répondants, appelants : adressez-vous à l'entreprise concernée, ou à nous, et nous transmettrons.
• Plainte : vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Les demandes se font auprès de la personne responsable nommée à la section 1.

10. Témoins, anti-robot et mesure des visites

Kitobiz n'utilise aucun témoin publicitaire ni outil d'analyse d'un tiers.

• Témoins nécessaires : session de connexion et preuve de double authentification, pour les utilisateurs seulement.
• Anti-robot : les formulaires publics utilisent Cloudflare Turnstile, qui analyse le navigateur pour distinguer une personne d'un robot.
• Mesure des visites d'une carte : chaque clic est compté avec l'appareil, la provenance et une empreinte chiffrée non réversible ; aucune adresse IP n'est conservée pour ce comptage.
• Témoin de parrainage : une personne qui arrive par le lien d'un affilié (kitobiz.com/r/CODE) garde le code de cet affilié 90 jours dans un témoin, pour que son inscription lui soit attribuée. Les visites du lien sont seulement comptées par jour, sans aucune donnée sur la personne. L'affilié ne voit pas le nom des entreprises qu'il a parrainées ; les coordonnées de versement qu'il fournit (nom, courriel Interac, numéros de TPS et de TVQ) servent uniquement à lui verser ses commissions. Pour un partenaire qui n'est pas client, nous conservons aussi son nom, son courriel, son organisme et sa demande, afin de gérer sa participation et de lui écrire au sujet du programme.
• Témoin de provenance : une personne qui arrive par le lien d'une annonce ou d'une campagne de Kitobiz (paramètres « utm » ou clic d'une annonce Google) garde 90 jours, dans un témoin de Kitobiz, la source, la campagne et la page d'arrivée. À l'inscription, ces renseignements sont enregistrés avec le compte pour savoir quelles annonces amènent des inscriptions. Ils ne contiennent rien sur la personne et ne sont transmis à aucun tiers.

11. Modifications et coordonnées

Nous pouvons modifier cette politique ; la date de mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de changement important, les utilisateurs sont avisés par courriel ou dans l'application avant son entrée en vigueur.

Questions et demandes : Marie-Andrée Aubergiste, responsable de la protection des renseignements personnels, info@kitobiz.com.