5 erreurs à éviter avec une facture au Québec

Une facture au Québec peut freiner son propre paiement

Le travail est fini, le client est content, la facture est partie. Dix jours plus tard, un courriel arrive : le client voudrait savoir ce que couvre le deuxième montant. Le paiement vient de prendre deux semaines de retard, et personne n’est de mauvaise foi.

Une facture au Québec ne sert pas seulement à se faire payer. Elle appuie aussi la gestion des taxes, la vôtre comme celle de votre client. Revenu Québec précise que les taxes applicables doivent y être indiquées correctement, présentées à part ou clairement incluses dans le prix. Chaque flou devient une question, et chaque question retarde l’encaissement.

Erreur 1 : oublier un renseignement essentiel

C’est l’erreur de la facture faite à la hâte, dans un courriel ou à partir d’un vieux document recopié. On croit avoir tout mis, puis il manque la description du service, la date de la prestation ou les taxes.

Le client demande alors des précisions avant de payer, et il faut corriger la pièce. L’enjeu dépasse le simple délai : Revenu Québec indique que des renseignements précis doivent figurer sur les factures pour justifier les demandes de crédits ou de remboursements de taxes. Une cliente qui est elle-même en affaires a donc besoin d’une facture complète pour ses propres déclarations.

• Partez toujours du même modèle, vérifié une bonne fois.
• Relisez le nom du client, la description du service et les montants avant l’envoi.
• Écrivez la date de la prestation et la date d’échéance.

Erreur 2 : mal présenter la TPS et la TVQ

Un traiteur qui annonce « 500 $ » au téléphone, puis envoie une facture de près de 575 $, n’a commis aucune faute de calcul. Il a simplement oublié de dire si son prix comprenait les taxes. Le client, lui, a l’impression d’une mauvaise surprise.

Revenu Québec précise que le prix doit être inscrit séparément des taxes, ou alors que la facture doit mentionner clairement que les taxes sont incluses. Les règles varient selon votre situation, notamment selon que vous êtes inscrit ou non aux fichiers de la TPS et de la TVQ : en cas de doute, vérifiez auprès de Revenu Québec avant de modifier votre modèle.

• Affichez le prix avant taxes.
• Indiquez la TPS et la TVQ sur des lignes distinctes, ou écrivez qu’elles sont incluses.
• Annoncez vos prix de la même façon dans le devis et sur la facture.

Erreur 3 : attendre avant d’envoyer la facture

Le soir, après le chantier, la paperasse peut attendre. Puis la semaine avance, les urgences s’empilent, et la facture part dix jours après le travail. Ce délai s’ajoute tel quel à celui du paiement.

Il y a pire que le retard : la mémoire. Plus le temps passe, moins le client se souvient du détail de ce qui a été fait, et plus il pose de questions. Une facture envoyée le jour même arrive quand le service rendu est encore frais dans les esprits.

• Facturez le jour même, ou à jour fixe chaque semaine.
• Partez du devis accepté plutôt que de tout saisir de nouveau.
• Gardez la facture, le paiement et le suivi au même endroit.

Erreur 4 : ne pas suivre ses factures impayées

On attend « encore un peu » pour ne pas brusquer le client. Ou bien on ne sait plus très bien quelles factures sont encore ouvertes. Dans les deux cas, le retard s’installe sans que personne l’ait décidé.

Le remède tient en une habitude : regarder chaque semaine l’état de ses factures, de celles qui sont payées à celles qui sont en retard, et écrire dès le premier jour de dépassement. Nous avons détaillé la marche à suivre dans Relancer une facture impayée sans malaise ni oubli.

• Consultez votre suivi de factures au moins une fois par semaine.
• Préparez à l’avance un message de rappel court et courtois.
• Notez chaque relance et la date du prochain suivi.

Erreur 5 : se passer d’acompte quand le mandat le justifie

Une entrepreneure en rénovation qui achète pour plusieurs milliers de dollars de matériaux avant de commencer avance de l’argent à son client. Si le paiement final tarde, c’est toute sa trésorerie qui se tend, et parfois le chantier suivant qui est retardé.

L’acompte n’a rien d’un geste de méfiance. C’est une pratique courante pour les mandats longs ou ceux qui exigent des achats. L’important est de l’annoncer dans le devis, d’expliquer quand il est exigé et de le déduire clairement sur la facture finale.

• Inscrivez l’acompte dans le devis, avant le début des travaux.
• Précisez le moment où il est dû et la façon dont il sera déduit.
• Faites-le apparaître sur la facture du solde.

Le vrai coupable : l’éparpillement

Ces cinq erreurs ont la même origine. La demande est arrivée par texto, le devis est parti par courriel, le rendez-vous est dans un agenda et le suivi dans un cahier. À chaque passage d’un outil à l’autre, un renseignement se perd.

Kitobiz réunit ce parcours : la demande du client, le devis, la facture, le suivi des paiements et la prévision de trésorerie se trouvent au même endroit. Un devis accepté devient une facture, selon votre réglage, sans nouvelle saisie, et vous voyez d’un coup d’œil ce qui est payé, attendu ou en retard.

Pour essayer, voyez l’inscription gratuite ou les tarifs.